Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen rekisteriseloste.

Kiinteistö Oy Nikkarinkruunun harjoittama asuntovuokraustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä, joiden käsittely perustuu asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai asiakkaan antamaan suostumukseen. Henkilötietoja käytetään esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, asiakastyytyväisyys- ja muihin kyselyihin sekä asiakasviestintään, asuntojen kunnossapitotehtäviin sekä asuntojen markkinointiin. Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, kuinka Kiinteistö Oy Nikkarinkruunu, käsittelee, varastoi sekä suojaa informaatiota ja henkilökohtaisia tietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Kiinteistö Oy Nikkarinkruunu (jäljempänä myös ”Rekisterinpitäjä”)
Asemantie 4
04200 Kerava

Rekisterin nimi: Kiinteistö Oy Nikkarinkruunun Asiakasrekisteri
Rekisterimuutokset ja -poistumiset: nikkarinkruunu@kerava.fi

2. Rekisteristä ja tietosuojasta vastaava henkilö

Nimi: Kiinteistö Oy Nikkarinkruunu
Y-tunnus: 0845722-4
Asemantie 4, 04200 KERAVA
Toimitusjohtaja Ilkka Lahdenperä
Puhelin: 020 331 311
Sähköposti: ilkka.lahdenpera@kerava.fi

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Toimitusjohtaja Ilkka Lahdenperä
Puhelin: 020 331 311
Sähköposti: ilkka.lahdenpera@kerava.fi

3. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu sekä asiakkaan ja Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

4. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka ovat yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Kiinteistö Oy Nikkarinkruunun yritystoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisterinpitäjä kiinnittää erityistä huomiota asiakkaan yksityisyyden ja henkilötietojen suojaukseen, noudatamme hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimintaamme ohjaavia eettisiä periaatteita. Noudatamme tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat sekä rekisteröidyn oikeudet niihin liittyen.

5. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilöryhmät, joiden tietoja asiakasrekisteriin keräämme, ovat yrityksemme olemassa olevat ja potentiaaliset tulevat asiakkaat, asunnon hakijat, vuokralaiset ja heidän kanssaan samassa taloudessa asuvat henkilöt, pää- ja aliurakoitsijat, suunnittelijat sekä muut kiinteistöjen käyttäjät. Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, ylläpito ja kehittäminen. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu joko:
  • sopimukseen, esim. vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen tai sen täytäntöönpanoon
  • Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä tietoja, esim. analysoida ja kehittää liiketoimintaamme sekä markkinoida ja viestiä palveluistamme
  • lakiin, esim. AHVL lainsäädäntöön perustuvien toimeksiantojen hoitamiseksi
  • annettuun nimenomaiseen suostumukseen, esim. asuntohakemuksen uusimiseksi
Henkilötietoja käsitellään ja käytetään rekisteröidyn asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen perustamiseen, hallinnointiin ja hoitamiseen analysointiin ja kehittämiseen, kuten esimerkiksi:
  • asumiseen liittyvien palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen sekä asiakaspalvelu
  • asuntohakemusprosessiin liittyvät toimet
  • asiakkaan tietojen ylläpito ja asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • vuokrasuhteen solminen, ylläpito ja päättäminen
  • asiakasviestintä, tiedottaminen ja markkinointi
  • asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
  • asuntojen ja kiinteistöjen huolto sekä kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen Rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
  • vuokrareskontran ylläpito ja laskutus, vuokra- ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
  • asukassivujen tuottaminen ja ylläpito
  • Rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen
  • Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

6. Rekisterin tietosisältö

Henkilötietojen käsittely vuokrasuhteessa perustuu osapuolten väliseen vuokrasopimukseen sekä lakisääteiseen velvoitteeseen. Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia alla lueteltuja asuntohakemuksessa hakijalta kerättyjä henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista ja kanssahakijalta/muilta asumaan tulevilta henkilöiltä asiakkaan tietojen ylläpitoon ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyen.

Asunnonhakijoista ja muista huoneistoon asumaan tulevista kerättävät perustiedot, kuten

  • etu- ja sukunimi (myös entiset sukunimet), henkilötunnus, kansalaisuus; tarvittaessa passin numero tai EU-maan henkilökortin numero
  • kotikunta
  • yhteystiedot (nykyinen osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelin, sähköpostiosoite)
  • arvo tai ammatti
  • työnantaja / oppilaitos
  • siviilisääty

Lisätiedot, kuten

  • nykyistä asumista koskevat tiedot, kuten asukkaiden lukumäärä, asumismuoto, asumispinta-ala ja hallintamuoto
  • asunnontarpeeseen vaikuttavat seikat, kuten perheeseen, työhön, opiskeluun tai nykyiseen asuntoon liittyvät syyt
  • työsuhdetiedot
  • tiedot tuloista, veloista ja varallisuudesta
  • muut ARA-asukasvalinnan edellyttämät tiedot

Yritys- tai yhteisöasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan esimerkiksi:

  • organisaation nimi, organisaation osoitetiedot, yhteyshenkilön nimi ja arvo, ammatti tai asema, organisaation Y-tunnus tai vastaava

Asiakkuuteen, vuokrasuhteeseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

  • asumisessa tapahtuvat muutokset (esim. perhekoon muutos, talonkirjailmoitus, vuokraoikeuden siirto sekä muut asumista koskevat toimenpiteet ja päätökset)
  • tieto edunvalvojasta
  • luottotiedot- ja merkinnät
  • velkajärjestelytieto
  • vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokranmaksua ja asukaslaskutusta koskevat tiedot, vuokravakuustiedot, vuokrasuhteen päättämiset sekä
    asunnonvaihtoa koskevat tiedot
  • autopaikka- ja saunavuorot
  • alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
  • yhteydenotot, reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpitohistoria, viestintä ja toimenpiteet mukaan lukien Asiakaspalveluun tulleet puhelut, puhelun aloitusajankohta, puhelun vastaanottaneen asiakasneuvojan nimi, asiakkaan puhelinnumero (jos se ei ole salainen), puhelun pituus sekä Asiakaspalveluun tulleiden puheluiden taltiot
  • pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
  • laskutukseen, perintään ja häätöihin liittyvät tiedot
  • asumista koskevat häiriöilmoitukset ja annetut varoitukset, huomautukset ja muistutukset
  • väistö- tai evakkoasumista koskevat tiedot
  • sisäänmuutto- ja ulosmuuttotarkastukset
  • vuokrasuhteeseen liittyvä asukasviestintä esimerkiksi huolto- ja korjaustoimenpiteistä tai vuokrantarkistuksista
  • asumisneuvonta
  • tieto tehtävästä asukastoiminnassa
  • mahdollisen tallentavan kameravalvonnan tuottama kuvamateriaali
  • huoneistokohtaiset kulutus- ja energiatiedot, kuten vedenkulutus ja lämpötila
  • muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

7. Rekisterin tietolähteet

Käsittelemme asunnonhakijoiden tietoja asukasvalintaa varten. Asukasvalinnat perustuvat sosiaaliseen tarkoituksenmukaisuuteen ja taloudelliseen tarpeeseen. Henkilötietojen käsittely asukasvalinnassa perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen sekä vuokrasuhteen toteuttamiseksi.

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä pääasiassa rekisteröidyltä henkilöltä itseltään muun muassa hakijan asuntohakemuksesta, käytetyistä sähköisistä palveluista, annetun suostumuksen nojalla, ja/tai allekirjoitetun sopimuksen perusteella luovutetuista tiedoista. Lisäksi tietoja voidaan kerätä hakijan organisaatiolta, julkisista lähteistä, Rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta tai henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Digi- ja väestötietovirasto DVV:n väestötietojärjestelmästä (Facta kuntarekisteri) ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Yritys- ja yhteisöasiakkaiden tietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä esimerkiksi organisaation yhteyshenkilöltä ja organisaation asuntohakemuksesta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla Rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

Henkilötietojen keräämisen tapoja ovat mm. asiakaspalvelun puheluiden taltiot, asiakaskyselyt, asiakasviestintä, vuokra-asuntohakemukset ja -sopimukset, sähköiset palvelut, verkkosivuston evästeiden kautta kerätyt tiedot sekä järjestetyt tapahtumat ja tilaisuudet.

Tiedotamme asiakkaitamme kiinteistöihin, asumiseen ja asiakkuuteen, yhtiön omaan toimintaan sekä uudiskohteisiin liittyvistä asioista postitse, sähköpostitse, sähköisillä porrastauluilla tai tekstiviestitse. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin voimassa olevaan vuokrasopimussuhteeseen sekä Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tarjota asiakkailleen tietoa muun muassa yhtiön toiminnasta, uudiskohteista sekä muista ajankohtaisista asumiseen liittyvistä asioista. Voimme myös järjestää asiakkaillemme erilaisia arvontoja ja kilpailuja, joihin osallistuminen on vapaaehtoista ja perustuu osallistujan suostumukseen.

Kartoitamme asiakastyytyväisyyttä sähköpostitse, postitse tai tekstiviestitse lähetettävillä palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyillä. Asiakaspalveluun tulleiden puheluiden tallenteita voimme käyttää myös asiakaspalvelun laadun varmistamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin Reksiterinpitäjän oikeutettuun etuun kehittää palvelujaan keräämällä palautetta tarjoamistaan palveluista.

Joissain kiinteistöissämme on käytössä kameravalvonta turvallisuuden takaamiseksi. Kameravalvonnan käytöstä kerrotaan erillisin kyltein. Kameravalvonnan tallenteita tarkastellaan vain häiriötilanteiden ja ilkivaltatapausten selvittämiseksi. Rekisterinpitäjän toimistossa kameravalvontaa käytetään turvallisuuden takaamiseksi ja Rekisterinpitäjän omaisuuden turvaamiseksi. Mikäli kiinteistössä on käytössä sähköinen lukitusjärjestelmä, käsittelemme yleisten tilojen lukkojen keräämiä tietoja vain kiinteistöllä tapahtuneiden vahinkotilanteiden ja rikosten selvittämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun turvata sen henkilöstön ja asiakkaiden turvallisuus.

Yhteishallintolain mukaisen asukastoiminnan toteuttamiseksi asukastoimikunnan toimijoilta pyydetään tarvittavat yhteystiedot sekä heidän suostumuksensa niiden luovuttamiseen muille talon asukkaille asukastoimintaan liittyviä tehtäviä varten. Tietojen käsittely asukastoiminnan yhteydessä perustuu suostumukseen.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietojen säilytysaikojen pituuteen vaikuttavat ensisijaisesti lainsäädäntö ja vuokrasuhteen voimassaolo sekä henkilötietojen käyttötarkoitus. Henkilötietoja säilytetään ainakin vuokrasuhteen keston ajan. Sen lisäksi tietoja säilytetään aravalainsäädännön ja kirjanpitoa koskevien säädösten edellyttämällä tavalla.

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän välinen vuokrasopimus on voimassa ja tämän jälkeen kymmenen vuotta siitä ja tarvittaessa pidempäänkin, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Henkilötietojen säilyttäminen voi olla tarpeellista myös asiakkuuden siirron ajan tai laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Asuntohakemuksen jättäneiden henkilöiden henkilötietoja säilytetään arava- ja korkotukilainoitettujen sekä muiden asuntojen osalta vähintään viiden vuoden ajan hakemuksen jättämisestä, ellei hakija ole tehnyt vuokrasopimusta Rekisterinpitäjän kanssa.

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, kun niiden säilyttäminen on käynyt tarpeettomaksi lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Jos rekisteröity on pyytänyt henkilötietojensa poistamista suostumuksen peruuttamisen johdosta, poistamme henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ellei meillä ole muuta tästä tietosuojailmoituksesta johtuvaa käsittelyperustetta rekisteröidyn henkilötiedoille.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen Reksiterinpitäjän, lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi. Joidenkin sosiaalisen median palveluiden viestinnällisiin osioihin jää näkyviin rekisteröidyn tuottamaa sisältöä myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Asiakaspuhelutallenteita säilytämme kolme kuukautta niiden tallentamisesta.

9. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti luovuta rekisterissä olevia henkilötietoja kolmansille tahoille, paitsi asiakkaan ja Rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti myöskään siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjällä on myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä alihankinta- ja käsittelysopimuksia yhteistyökumppaniemme, kuten maksupalveluntarjoajien tai kiinteistöhuoltoyhtiöiden kanssa. Nämä alihankkijat ja palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja lukuumme salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti.

Noudatamme myös muita tietosuojalainsäädännöstä johtuvia velvoitteita, jos henkilötietoja käsitellään EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Kaikki Rekisterinpitäjän hyödyntämien
palveluntarjoajien palvelimet sijaitsevat EU:n sekä Euroopan talousalueen sisällä.

Asiakastietojen keskeisimpiä kolmansia osapuolia, joille meillä on tarve luovuttaa tai siirtää välttämättömiä henkilötietoja ovat esimerkiksi:

  • viranomaiset, kuten Kela, sosiaaliviranomaiset, lastenhuolto tai Keravan kaupunki lain perusteella tai salliessa
  • lukuumme toimivat yhteistyö- tai sopimuskumppanit kuten huoltoyhtiöt, perintäyhtiöt ja tietojärjestelmien palveluntarjoajat
  • lainsäädännön vaatiessa, kuten haasteeseen vastaamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyyn liittyen
  • mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä kolmansille tahoille, esimerkiksi potentiaalisille ostajille ja/tai heidän neuvonantajilleen tai uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot ja muutoin lainsäädännön perusteella
  • IT-palveluntarjoajat, kuten Visma-konserniin kuuluvat yhtiöt, Microsoft
  • markkinointipalveluiden tarjoajat
  • käsittelemme julkisten hankintojen kilpailutuksiin osallistuneiden ehdokkaiden tai tarjoajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja hankintamenettelyn eri vaiheissa mm. hankinnan valmistelemiseksi, tarjoajien soveltuvuuden arvioimiseksi, muutoksenhakumenettelyissä sekä hankintasopimuksen solmimiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu tältä osin julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaisten velvollisuuksien noudattamiseen
  • kun tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, rekisteröidyn ja muiden turvaamiseksi, rikosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Rekisterinpitäjän käyttämille palveluntuottajille kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai muun asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää esimerkiksi Rekisterinpitäjän puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää esimerkiksi huolto-, vartiointi- ja lukkoliikkeelle, rakennusurakoitsijoille sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi tai muille Rekisterinpitäjän kulloinkin käyttämille palveluntuottajille sanottuun tarkoitukseen. Rekisterinpitäjä edellyttää tietojen asianmukaista käsittelyä ja suojaamista myös yhteistyökumppaneiltaan.

10. Rekisterin suojaus

Rekisterinpitäjällä on selkeät käytännöt ja prosessit henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötiedot talletetaan joko manuaalisesti tai sähköisesti Rekisterinpitäjän kulloisenkin toimintapolitiikan mukaan. Asiaton pääsy tietoihin ja tietoja sisältäville laitteille ja aineistoihin on estetty ja suojattu toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin erilaisin teknisin, suojauksellisin ja hallinnollisin keinoin. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastusoikeuteensa (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (GDPR), 2016/679) liittyvä tarkastuspyyntö sähköpostitse tai kirjeitse Rekisterinpitäjälle, jonka yhteystiedot on mainittu tässä selosteessa. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse, vaan sen on oltava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu. Pyyntö on myös mahdollista tehdä henkilökohtaisesti käymällä yhtiön toimitiloissa, jonka yhteydessä rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä virallisella henkilötodistuksella. Tietoja pyydettäessä rekisteröidyn tulee ilmoittaa nimi, osoite ja henkilötunnus, sekä pyydetäänkö johonkin tiettyyn asiaan tai ajanjaksoon liittyviä tietoja vai kaikkia itseään koskevia henkilötietoja. Jäljennös henkilötiedoista toimitetaan tietojen pyytäjälle. Pyrimme toimittamaan henkilötiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa pyynnön esittämisestä. Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä.

Tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta voimme periä näiden toimien toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli jäljennöksiä pyydetään toistuvasti tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia. Rekisterinpitäjä voi myös kieltäytyä toteuttamasta tarkastuspyyntöä samoista syistä esimerkiksi, jos pyyntöjä esitetään toistuvasti tai rekisteröity pyytää lukuisia jäljennöksiä henkilötietojaan sisältävistä asiakirjoista. Lähtökohtaisesti henkilötietojen tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista, poistamista tai täydentämistä ja oikeus vaatia em. tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa määritellyissä tilanteissa tietojen käsittelyn rajoittamista ottamalla yhteys Rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käyttöä kohdistettuun markkinointiviestintään. Rekisteröity voi myös vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ei-aktiiviseksi jo tätä ennen. Rekisteriä tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole lain mukaista perustetta. Huomaathan, että henkilötietojen poistamista vuokrasuhteen aikana rajoittaa kuitenkin se, että osa henkilötiedoista on välttämättömiä vuokrasuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi eikä tietoja tällöin voida poistaa. Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön rajoissa.

Rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valituksen voi osoittaa tietosuojavaltuutetulle: www.tietosuoja.fi

12. Evästeet

Rekisterinpitäjä voi kerätä www-sivustoillaan analytiikka- ja tilastotietoja mm. kävijämääristä sekä käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten www-analytiikan, avulla. Käytämme evästeitä verkkosivuston toimintojen toteuttamiseen, verkkoliikenteen analysointiin mm. sivustojen sisällön kehittämiseksi, käyttäjien tunnistamiseen ja mahdollisesti personoidun käyttäjäkokemuksen tarjoamiseen. Tietoja voivat olla IP-osoite, haku- ja selailutiedot sivustoillamme, tiedot selaimesta ja sijainnista, lokitiedot ja näistä laadittavat analyysit. Kerättyjä tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Rekisterinpitäjän ulkopuolelle, pois lukien asunnon omistajan vaihtumista koskevat tilanteet ja tietosuojasuunnitelman mukaiset yhteistyötahot.

Evästeet ovat yleisesti sivustoilla käytössä olevia tiedostoja, jotka sisältävät tietoa verkkosivustovierailuista. Sivusto tallettaa ne käyttäjän selaimeen. Evästeet kertovat esimerkiksi, onko käyttäjä vieraillut sivuillamme aiemmin, vai onko kyseessä uusi käyttäjä. Sivuston kävijöistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa. Käsittelemme evästetietoja henkilökohtaisina niiltä osin kuin ne sisältävät sivuston käyttäjän kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen. Myös tunnisteet, jotka on yhdistetty käyttäjään jollakin tapaa, käsitellään henkilökohtaisena tietona.

Käyttäessäsi verkkosivujen yhteydenottolomaketta keräämme henkilötietoina nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Lomakkeen tiedot ohjautuvat käsiteltäviksi Asiakaspalvelun sähköpostiin. Yhteystiedoista ei pidetä erillistä rekisteriä, vaan niitä käytetään yksittäisen asiakkaan tai muun henkilön asiointia varten. Rekisterinpitäjä käsittelee palvelupyynnön ja on asiakkaaseen yhteydessä hänen antamaansa yhteystietoon. Näin saatuja henkilötietoja säilytettään asian käsittelyn vaatiman ajan.

Jotkut evästeet ovat keskeisiä sivuston toiminnan kannalta, mahdollistavat sivulta toiselle navigoimisen helposti ja suorittavat tiettyjä toimintoja. Jos käyttäjä ei hyväksy kaikkia evästeitä, hän ei välttämättä pysty käyttämään kaikkia toimintoja ja palveluita sivustolla ja huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia sivustojen sivujen asianmukaiselle toimimiselle.

13. Kolmansien osapuolien palvelut

Rekisterinpitäjän verkkosivuilla käytetään Google Inc:n tarjoamaa Google Analytics 4 -verkkoanalyysipalvelua. Google Analytics 4 analysoi evästeiden avulla, miten käyttäjät käyttävät sivustoa. Sivustomme käyttää IP-anonymisointia. Google käyttää tietoja arvioidakseen sivun käyttöä, laatiakseen raportteja verkkosivuston liikenteestä verkkosivuston tarjoajille ja tarjotakseen muita verkkosivuston liikenteeseen ja käyttöön liittyviä palveluita verkkosivuston tarjoajalle. Voimme käyttää myös Google Analytics 4:ää Google Ads -tietojen analysointiin.

Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevat tiedot voivat olla arkaluonteisia tietoja rekisteröidystä, esimerkiksi terveydentilaan liittyviä tietoja, lääkärintodistuksia, tietoja sosiaalihuollosta tai lastenhuollosta tarpeesta ja sen järjestämisestä tai tietoja uskonnosta ja vakaumuksesta. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat lisäksi henkilötiedot, jotka koskevat asunnonhakijoiden terveys- ja varallisuustietoja. Näiden henkilötietojen käsittely on meille välttämätöntä lainsäädännön perusteella, esimerkiksi aravarajoituslain (1190/1993) mukaista asukasvalintaa tehdessämme. Käsittelemme asiakassuhteen perustamisen, hoitamisen tai päättämisen yhteydessä erityisiä henkilötietoryhmiä eli korkeamman riskin tietoja, jos henkilötietojen käsittely perustuu johonkin yllä mainittuun käsittelyperusteeseen.

Voimme lisäksi käsitellä erityisiä henkilötietoryhmien tietoja, jos se liittyy rekisteröidyn elintärkeiden etujen suojaamiseen tai oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. Voimme saada erityisiä henkilötietoryhmiä sisältäviä henkilötietoja rekisteröidyltä, jos rekisteröity luovuttaa niitä vapaaehtoisesti meille esimerkiksi asukasvalintaa varten tai saamme tietoja asiaa hoitavalta viranomaiselta tai jos rekisteröity itse oma-aloitteisesti ilmoittaa tällaisia tietoja meille.

Voimme saada erityisiä henkilötietoja myös tahattomasti kameravalvonnan yhteydessä. Riippumatta tavasta, jolla erityisiä henkilötietoryhmiä koskevat tiedot on saatu tai luovutettu, käsittelemme niitä noudattaen korostettua luottamuksellisuutta.

14. Muuta

Emme hyödynnä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia tämän selosteen kattamassa henkilötietojen käsittelyssä. Luottotietoja käytetään vain asuntohakemusten käsittelyn yhteydessä ja siten, että luottotiedoilla voi olla vaikutusta siihen, myönnetäänkö hakijalle asunto. Henkilötietojen käsittely on lakisääteinen tehtävämme esimerkiksi, kun valitsemme arava-rajoituslain (1190/1993) mukaisesti asukkaita aravarahoitteisiin vuokra-asuntoihin ja vuokraamme vuokra-asuntolainojen korkotuesta annetun lain (604/2001) mukaisesti asuntoja.

Edellytämme rekisteröityä toimittamaan henkilötietojaan meille ja jos rekisteröity ei toimita niitä, emme voi tarjota tai vuokrata asuntoa rekisteröidylle. Emme tällöin vastaa niistä välittömistä tai välillisistä seurauksista, joita rekisteröidylle aiheutuu tai voi aiheutua henkilötietojen antamatta jättämisestä.

Pyydämme ottamaan meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen nikkarinkruunu@kerava.fi, jos rekisteröity tarvitsee lisätietoja tai haluaa käyttää rekisteröidyn oikeuksiaan.

15. Rekisterin päivitykset

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään esimerkiksi lainsäädännön tai toimintatapojen muuttuessa. Tietosuojakäytännön voimassa oleva versio on saatavilla verkkosivuillamme. Tietosuojaseloste sisältää päivämäärän, jolloin se on viimeksi päivitetty.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.6.2024.